ITIL jarayonini qanday ko'rib chiqish kerak

Bo'shliqlar va takomillashtirish yo'llarini aniqlash uchun har qanday IT jarayoni doimiy ravishda ko'rib chiqilishi kerak. Odatda jarayonlar har yili, boshqaruv vazifalariga ko'ra, foydalanuvchilar tomonidan juda ko'p salbiy javoblar yoki tashqi auditdan so'ng ko'rib chiqiladi (masalan, moliya bo'limi IT-aktivlarning auditini o'tkazdi). Ushbu maqola Review faoliyatini samarali va samarali bajarishga yordam beradi. Masalan, tashkilotning Ishonch rejasiga kiritilganidan so'ng, jarayonni ko'rib chiqish jarayoni texnik topshiriq yoki ish hujjatlari asosida ko'rib chiqilayotgan tashqarida bo'lgan kimdir tomonidan bajarilishi kerak.
Sharh uchun kirish ma'lumotlarini aniqlang. Tekshiruv uchun kirish, yuqori boshqaruv buyrug'i, texnik topshiriqni ko'rib chiqish bo'yicha mashqlar (masalan, aniqlangan nomuvofiqliklar aniqlangandan so'ng, menejment aktivlarni boshqarish bo'yicha mashqlarni bajarishni taklif qiladi) va amaldagi jarayon hujjatlari kabi tetik hujjat bo'lishi mumkin. O'rtacha hisobda, ko'rib chiqish vaqti bir-ikki oyni tashkil etadi va ikki sharhlovchi tomonidan amalga oshiriladi. Sharh resurslari sarfi korxona hajmiga va jarayonning murakkabligiga qarab farq qilishi mumkin. Sharhlovchilar ichki manbalar bo'lishi mumkin (menejerlar, tahlilchilar va boshqalar); ammo, ko'rib chiqish uchun tashqi manbalardan foydalanish foydali bo'lishi mumkin, chunki bu jarayonga nisbatan noto'g'ri fikrlarni keltirib chiqaradi. Sharhning natijalari, maqsadlari va ko'lamini aniqlash uchun “IT-jarayonlar paketini ko'rib chiqish” hujjat yaratilishi mumkin. Ushbu hujjat quyidagi paragraflarni o'z ichiga olishi mumkin:
  • Sharhning maqsadi, asosi, mavzusi, asosiy manbalari va asosiy manfaatdor tomonlarini tavsiflovchi "Topshiriq" paragrafi.
  • Sharhning "vaqt jadvali" (boshlanish sanasi va loyihani ishlab chiqish, yakuniy ko'rib chiqish sanasi, yakuniy taqdimot muddati).
  • "Qo'llanish doirasi" ni bir nechta nuqtai nazardan tavsiflash mumkin: tashkiliy, jug'rofiy, ko'rib chiqish chuqurligi va kengayishi (faqat ba'zi jarayonlarni yoki natijalarni qamrab oladigan), muayyan jarayon bilan bog'liq boshqa maxsus istiqbollar; masalan, aktivlarni boshqarish uchun AT aktivlari turlari bo'lishi mumkin.
  • "Hisobot" sharh maqomi nima, qachon va kimga hisobot berishni tavsiflaydi. Odatda, sharhlovchi har hafta yoki har kuni sharhning holati to'g'risida rahbariyatga yoki manfaatdor xodimlarga, masalan, jarayon egasi, salohiyatni rivojlantirish loyihasi menejeriga hisobot berishi kerak. Hisobot quyidagi tuzilishga ega bo'lishi mumkin: ushbu haftada amalga oshirilgan tadbirlar; Keyingi haftaga rejalashtirilgan tadbirlar; Muammolarni ko'rib chiqishga xalaqit beradigan narsalar (masalan, kerakli ma'lumotlarga kirishga qarshilik ko'rsatish yoki ruxsat bermaslik).
  • "Dalillar". Shuningdek, ko'rib chiqishga tegishli barcha fayllarni saqlash kerak bo'lgan joyni ko'rsatish foydali bo'ladi.
  • Sharhning "asosiy faoliyati" tavsiflanishi kerak va keyinchalik sharh rejasiga kiritilishi kerak.
  • "Muammolarni boshqarish va Eskalatsiya" paragrafi jurnal jurnalini yuritish va Sharh paytida duch keladigan muammolarni qanday hal qilish kerakligini ko'rsatishi kerak (masalan, hamkorlik etishmasligi yoki etishmasligi, vaqt etishmasligi va hk).
  • "Mahsulotlar" oraliq / qo'llab-quvvatlanadigan natijalar (Topilmalar, Mahsulotning hayotiy tsikllari, Boshqaruv ma'lumotlari jarayonlari), yakuniy natijalar (Sharh Hisoboti, Sharhning qisqacha mazmuni yoki Jarayonni takomillashtirish strategiyasi) va natijada olingan hujjatlarni tasdiqlashlarini ko'rsatadi.
Ko'rib chiqish rejasini tuzing va bajaring. Har safar, a qilish foydali bo'ladi Ko'rib chiqish rejasi ko'rib chiqish sur'atini boshqarish uchun. Asosiy reja quyidagi tadbirlarni o'z ichiga olishi mumkin:
Jarayonga qiziquvchilarni aniqlang. Har qanday jarayonning eng keng tarqalgan manfaatdor tomonlaridir (sharh uchun eng muhimi):
  • Jarayon egasi;
  • Biznes foydalanuvchilari / tashqi foydalanuvchilar (masalan, aktivlarni boshqarish: moliya va audit bo'limlari vakillari uchun);
  • Boshqa biznesni qo'llab-quvvatlovchi guruhlar (masalan, Aktivlarni boshqarish uchun: logistika, omonatchilar va hk);
  • Jamoa rahbari (jarayon menejeri);
  • IT funktsiyalari (masalan, aktivlarni boshqarish uchun: loyiha menejerlari, kontrakt egalari, saytdagi yordam, servis xizmati, texnologiyalarni boshqarish, oxirgi foydalanuvchilar va o'zgarishlarni boshqarish, konfiguratsiyani boshqarish guruhi, o'zgarishlarni boshqarish, so'rovlarni boshqarish, xavfsizlik guruhlari);
  • Jarayon bo'yicha guruh a'zolari (jarayon ma'murlari / tahlilchilari);
  • Axborot texnologiyalarini boshqarish va boshqarish jamoalari vakillari;
  • Jarayonga jalb qilingan boshqa jamoalarning vakillari;
  • Mavzu bo'yicha mutaxassislar (ayniqsa sobiq menejerlar).
Jarayon talablarini aniqlang. Tekshiruvchi ushbu jarayondan foydalanadigan biznes-jarayon guruhlari tomonidan ta'minlanishi mumkin bo'lgan, masalan, qonunchilik, biznes siyosati va hokazolarga asoslangan, biznesning asosiy talablarini aniqlashi kerak.
Haqiqiy jarayon oqimini chizish. Mavjud vaziyatga (shu jumladan, kirish / chiqish va jarayonning manfaatdor tomonlariga) asoslanib, 1 va 2 darajali texnologik jadvallarni yaratishni boshlang va (masalan, aktivlarni boshqarish jarayonida aktiv egalarini ko'rsatadigan aktivlarning hayotiy tsiklini) yarating. jarayonning haqiqiy rasmini va ularni ma'lumotnoma sifatida ishlatish.
Jarayonning kerakli elementlarini aniqlang va ularni tahlil qiling. Jarayonni boshqarish vositalari Boshqarish vositalaridan olinishi mumkin (masalan, ISO / IEC 27002 yoki COBIT-dan olingan) va jarayon / mahsulot oqimi ichiga kiritilgan (masalan, aktivlarni boshqarish jarayoni uchun "egalik" boshqarish vositalariga ega aktivlarning hayot aylanishi).
Topilmalarni aniqlang, tasniflang, ularni hujjatlang va manfaatdor tomonlar bilan ko'rib chiqing. Topilmalar quyidagilar bilan aniqlanishi mumkin:
  • Amaliy jarayonlarni jarayon hujjatlari bilan taqqoslash;
  • Intervyu va jarayon davomida amalga oshirilgan haqiqiy faoliyatni tahlil qilish.
  • Jarayon ma'lumotlari sifatini tahlil qilish (masalan, aktivlar va konfiguratsiyani boshqarish jarayoni uchun: CMDB). Umumiy topilmalar quyidagilar: Jarayon modeli / protsedurasi va ish yo'riqnomalari mavjud, ammo ular to'liq emas va jarayon talablari va jarayonning haqiqiy harakatlarini aks ettirmaydi. Hayot aylanish davridagi rollar va majburiyatlar aniq belgilanmagan. Shuningdek, jamoalar o'rtasidagi majburiyatlar aniq belgilanmagan va kelishilmagan. Rasmiy egasi va / yoki jismoniy egalik nuqtai nazaridan egalik huquqi butun hayot aylanishi davomida ta'minlanmaydi. Yo'qotilgan boshqarish vositalari va mehnat talab qiladigan echimlar va qo'lda boshqarish vositalari (Excel varaqlari) yangilangan, izchil va to'liq bo'lishi kafolatlanmagan.
  • Jarayon hujjatlarini tahlil qilish. Sharhning muhim bosqichlaridan biri bu jarayonga tegishli hujjatlarni tahlil qilish, quyidagilarni o'z ichiga oladi: siyosat asoslari; Boshqarish doirasi; Model / protseduralar; Ish bo'yicha ko'rsatmalar; KPIlar, hisobotlar va jurnallar; Ish uchun qo'llanmalar, shakllar va shablonlar; Va hokazo.
Jarayonning barcha ishtirokchilari bilan intervyu o'tkazing. Topilmalarni aniqlashda, sharhlovchi ularning barchasini yoritishga harakat qilib, manfaatdor tomonlardan intervyu oladi. Suhbatni muvaffaqiyatli bajarish uchun, suhbat jarayoni, topshiriqlar yoki topilmalar bo'yicha suhbatni tashkil qilishdan oldin savollarni tayyorlang. MM (uchrashuvlar protokoli) qilishni unutmang, ayniqsa ko'rib chiqish uchun zarur ma'lumotlarni taqdim etishga rozi bo'lgan taqdirda. Suhbat davomida barcha topilmalar manfaatdor tomonlar tomonidan tasdiqlanishi yoki aniqlanishi mumkin.
Jarayon o'lchovlarini yozib olish. Jarayon o'lchovlari jarayonning hozirgi holatini ko'rsatish uchun kerak va jarayon guruhidan so'ralishi mumkin (masalan, aktivlarni boshqarish jarayoni uchun: aktivlar soni, davriy o'zgarishlar, davr bo'yicha xaridlar, joylashuv bo'yicha aktivlar soni, turi yoki turi). harakatlar).
Manzil tavsiyalari. Har bir topilmada sharhlovchi taqdim etadigan echimlar bo'lishi mumkin, ularning asosiylari:
  • Jarayon modeli / protseduralari va ish yo'riqnomalarini ko'rib chiqish, yangilash va kelishish, Rol va majburiyatlarni aniqlash va kelishish.
  • Barcha kerakli ish ko'rsatmalarini hujjatlang va joylashtiring.
  • Yo'qolgan boshqaruv elementlarini aniqlang va joylashtiring. Qattiq boshqarish vositalarini belgilash va o'rnatish orqali hayot aylanishi davomida egalikni ta'minlang.
  • Korxonaning joriy holatini aks ettirish uchun registrlar, jurnallar va ma'lumotlar bazalarini ko'rib chiqish va tozalash.
  • Jarayonlarni avtomatlashtirish.
  • Yangilangan ko'rsatmalar asosida jamoalar o'rtasida ma'muriy vazifalarni taqsimlang.
  • Mavjud faoliyatni rasmiylashtirish va boshqa jarayonlar bilan integratsiya qilish.
Sharh natijalarini oling. Jarayonni ko'rib chiqish natijalari:
Topilmalar jurnalini bajaring. Tekshiruv davomida aniqlangan barcha jarayonlar va nomuvofiqliklar "Topilishlar jurnali" deb nomlangan maxsus faylda saqlanishi kerak (qulaylik uchun Excel varag'idan foydalanish yaxshiroq). Quyidagi kabi ustunlar bilan faylning mumkin bo'lgan tuzilishi:
  • Id - topilmaning noyob identifikatsiyasi; Qisqa - muammoni aniq ko'rsatishi kerak bo'lgan xulosaning qisqa nomi. Masalan, aktivlarni boshqarish uchun: aktivni tasarruf etish jarayoni aniqlanmagan; Ta'rif - dalillarni va tegishli dalillarni, shu jumladan topilmaning to'liq tavsifi; Jarayon bosqichi - masalan, aktivlarni boshqarish uchun: aktivga buyurtma berish, aktivni olish va hk.; Manfaatdor tomonlar - topilishga jalb qilingan tomonlar; Hujjat - tegishli jarayon hujjatlari; Ta'sir - Kompaniyaga salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkin bo'lgan ta'sir: tanqidiy, asosiy, o'rtacha, kichik ta'sirni aniqlashtirish - bu ustun ta'sir holatini isbotlashi kerak; Amalga oshiring - topilmalarni yo'q qilish uchun zarur bo'lgan qadamlar. Masalan, jarayonni belgilang, jarayon modelini yangilang yoki ish yo'riqnomasini yangilang. Dalillar bilan bog'lanish - Barcha topilmalar tegishli tegishli hujjatlashtirilgan dalillar bilan tasdiqlanishi kerak. Masalan, jarayon hujjatlari, turli xil ma'lumotlar bazalari (aktivlarni boshqarish uchun, bu aktivlar registri), to'ldirilgan shakllar, elektron pochta orqali yozishmalar yoki o'quv reyestri.
Jarayonni ko'rib chiqish hisobotini tayyorlang. Izohning muhim natijasi - ba'zi IT tashkiliy tuzilmalarida olib borilgan IT-jarayonlarni ko'rib chiqish to'g'risida hisobot berish uchun "Tizimni ko'rib chiqish to'g'risida" hisobot hujjati. Yakuniy hujjat jamoaning rahbari (menejeri), jarayon egasi va jarayon egasining liniya menejeri tomonidan ko'rib chiqilishi va tasdiqlanishi kerak. Hujjat rahbariyat tomonidan o'qilganligi sababli, u imkon qadar qisqa (20-25 bet) va mazmunli bo'lishi kerak. Ko'rib chiqish hujjati odatda quyidagi tuzilishga ega bo'ladi:
  • Kirish; qisqa Umumiy ma'lumot. Hujjatning maqsadi, asosiy topilmalar va asosiy tavsiyalarning qisqacha tavsifi. Hujjatning asosiy qismi sifatida u qisqa (1-2 bet) va keng qamrovli bo'lishi kerak.
  • Kirish quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak: Sharhning maqsadi va ko'lami ("doiradan tashqarida"). Belgilangan auditoriya (masalan, etakchilar guruhlari, biznes guruhlari) Vaqt doirasi Sharh uchun o'tkazilgan asosiy tadbirlar.
  • Manfaatdor tomonlar va aloqalarni qayta ishlash
  • Jarayon to'g'risidagi ba'zi statistik ma'lumotlar, shu jumladan ma'lumot manbai.
  • Jarayon uchun asosiy talablar ro'yxati
  • Agar tekshirish o'tkazilgan bo'lsa, masalan, aktivlar va konfiguratsiyani boshqarish uchun bir varaq hisoboti, bu audit, jismoniy tekshirish yoki inventarizatsiya bo'lishi mumkin.
  • Jarayonga nisbatan qo'llaniladigan boshqarish vositalari: Boshqarish ta'rifi Boshqarish vositasining holati (masalan, aktivlarni boshqarish uchun, egalik boshqaruvi bilan AT aktivlariga egalik qilish oqimi ta'minlanishi mumkin)
  • Topilmalar bo'yicha yuqori darajadagi ko'rinishlar (topilmalarni yuqori darajadagi 7-10 guruhlarga ajratish mumkin), shu jumladan: Sarlavha va qisqacha tavsif Ta'sir Ta'sir ta'rifi Mumkin echimlar Jadval shaklida qidiruv natijalari va ko'rib chiqish doirasi qatorlar qatori va Topishlar ustunlar sifatida. rangli chorrahalar bilan - yaqin aloqalar uchun quyuq rang, zaif uchun esa ochiq rang. Bu jarayonning "zaif" joylarini ko'rishga yordam beradi. Xavflarni yumshatish va topilmalarni hal qilish bo'yicha taklif qilinadigan qadamlar Ilovalar Jarayon hujjatlari Topilmalar ro'yxati (odatda eng yaxshi kashfiyotlarga giperhavola).
Sharh xulosasini tayyorlang. Sharhning majburiy natijasi bo'lmagan taqdirda ham, u quyidagi tarkibdagi sharhlarning qisqacha mazmuni bo'lishi mumkin:
  • Maqsad va doirasi
  • Ba'zi raqamlar
  • Asosiy talablar
  • Fizikaviy tekshirish umumiy ko'rinishi
  • Boshqarish vositalari
  • Topilmalarni yuqori darajada ko'rish
  • Topilmalar va ko'rib chiqish doirasi o'rtasidagi munosabatlar
  • Keyingi qadamlar.
Sharhni taqdim eting. Sharhning yana bir natijasi menejment va biznes-jarayon foydalanuvchilari uchun ishlab chiqilgan Tizimni takomillashtirish strategiyasi taqdimoti bo'lishi mumkin. Ushbu hujjat quyidagilarni o'z ichiga olishi mumkin:
  • Asosiy aniqlangan muammolar va mumkin bo'lgan echimlar;
  • Hozirgi jarayon va takomillashtirilgan jarayon (takomillashtirish kerak bo'lgan oqim oqimidagi o'zgarishlarni tavsiflovchi);
  • Yangilanishlarni amalga oshirish uchun yuqori darajadagi reja.
Sharhdan keyin muammolarni hal qiling. Jarayonlarni ko'rib chiqish to'g'risidagi hisobot odatda tashkilotning Rahbarlar Guruhi tomonidan kelishib olingandan so'ng, barcha aniqlangan muammolar tashkilotning Xavf-xatarlarni kamaytirish rejasiga qo'shiladi. Ular to'liq yo'q qilinmaguncha ularni kuzatib boring.
permanentrevolution-journal.org © 2020